月末对账，一笔采购怎么都对不平：订单上是一百，仓库实际收了九十八，供应商发票按一百开。有人第一反应是去把订单数量改成九十八，先把数抹平再说。这一改，账面是齐了，后面查起来就断了，谁也说不清那两件到底去哪了。
差异通常不是错，是没分开记
三单数量不一致，常见的成因就那么几类，多数属于正常业务，不是录入事故。
- 分批到货：一张订单分两次送，第一次九十八，剩下两件下周补。订单本来就该是一百。
- 合理损耗或抽检扣减：收货时按可入库数量记，和发货数差了一点。
- 价格或数量事后调整：谈完价、改过一次数量，但只改了某一张单。
- 发票按订单开、不按实收开：供应商图省事，先按原单开，差异留到下期补。
这些情形有个共同点：每一张单在它发生的那个时点上都是对的。硬把它们改成同一个数，等于抹掉了中间发生的事。等下个月要算暂估、要追供应商欠的那两件，就无从查起。
原始单据为什么不该动
单据在 ERP 里不只是数量，还是时点、审批和责任的载体。改了原单，审批记录跟着变，后续关联的出入库、成本归集也都得跟着动。更麻烦的是每月都这么改一次，月末结算时你会发现成本总是差一点，却找不到是哪一笔引进来的。
比较稳的原则是：已经生效的单据保持原样，差异用另一张单据单独表达。要冲回就走红冲，要补记就走补差或调整单，把原因写在单据上。这样账面能平，过程也还在。
落地时先定三条口径
- 哪张单是数量基准。一般以实收入库为准，订单和发票只作参照，差异单独挂账。
- 差异允许挂多久。分批到货的未清数量，超过一个结算周期还没补齐，要有人去看，不能一直挂在在途里。
- 谁有权限做调整。红冲和补差影响成本，别把它开放成随手能做的操作。
这三条定下来，再有对不上的情况，处理路径是清楚的：先查属于哪一类差异，再决定走哪张单，而不是先想怎么把数字改平。
月末之前先清一遍在途
还有一个容易被跳过的动作。月末结算前把在途和暂估单独过一遍，看哪些是真正还没到、哪些其实早到了只是没入库、哪些是发票没到要暂估。这一步做在结算之前，比结算完发现成本不对再回头翻单据省事得多。
三单匹配的价值不在于三张单永远相等，而在于不相等的时候，系统里能查到为什么不相等。数字对平只是结果，留得住过程才算数。
