委外这道环节，最容易只记一头。料发出去，做一张出库单，账上库存扣掉了；过些天成品回来，做一张入库单，再付一笔加工费。中间发出去多少、实际耗掉多少、剩料有没有退，常常要翻聊天记录和纸质送货单才拼得出来。
单看每一张单据都没错，问题是它们之间没有对应关系。等到核成本、查批次，或者对方说这批料损耗偏大，就只能靠估。
一、先把三段串成一条链
委外不是一次出库加一次入库，至少有三段：发料、成品与余料回收、加工费结算。三段要挂在同一个委外订单号下面，每段单据都带上这个号，后面才对得上。
发料单写清楚物料、批次、数量，别只写一个总数。同一批料分两次发，就记两笔，别合并成一笔图省事，否则回收时算不清哪笔对应哪批。
二、回收要分开记三样东西
- 合格成品：按委外订单回冲，数量与发料量之间留着可核对的关系。
- 余料与边角料：退回入库的按实际数量记，不退回的要有约定和凭据，别在系统里凭空消失。
- 不合格品与返工：归到哪一方、要不要再发料，事先说好，事后补单最容易变成扯不清的口账。
很多差异就出在这里：成品回来了，余料没人管，系统里既没有退回记录也没有处置记录，账面自然少一截。
三、损耗约定放在发料之前
不同工艺的正常损耗差别不小，用一句话「按实际结算」等于没约定。发料前把可接受范围、超出部分怎么算、由谁承担写进委外订单，回来时才有判断依据。
超出范围的部分单独走差异单，别在月底一并摊掉。摊掉之后数字是平了，但哪批料、哪个环节出的问题，就再也看不出来了。
四、加工费别只按成品数量结
按件结加工费是最常见的做法，但结算前最好和发料、回收记录对一遍：这批成品对应哪几笔发料，有没有超领，余料是不是按约定处理了。三样对上再结，比事后发现多付了料钱要省事。
如果委外涉及多道工序、分几批回货，还要约定每批怎么暂估、最终怎么结清。分批回货最容易出现的情况是，前面几批都按成品数结了，最后一批发现料不够，前面的账已经关掉。
委外的账不是发出去那一刻记完的，是成品、余料、损耗三样都回来才算合上。
