库里常见这样一种差异：账面数量看着够，领料时架上却少了。查一圈既没发错货，也没盘亏，才有人想起来，前几天试制或者打样拿走了一批，当时说好回头补单，后来一忙就搁下了。
这类事和计量单位、接口延迟都没关系。东西确实出了库，只是那一刻没有一张单据跟着走。
临时拿料为什么会变成糊涂账
试制、打样、设备维修、客户寄样，都有个共同特点：量不大、要得急、走正规领料流程来不及。现场通常先拿，口头打个招呼，事后再补。补单这件事没有任何人专门盯，一旦经手人换班、项目结了，就再也没人记得。
更麻烦的是它影响的不只是这一个物料的账。系统算可用量时，这批料仍算在库，排产按它齐套，采购看到库存够就不补货，等到真正要投产，缺口才冒出来。一个小动作，把计划、采购、车间三头的判断都带偏了。
别急着禁，先把单据形态定下来
一刀切禁止临时领料，现场多半会绕开系统。先承认这类业务存在，给它一张轻量的单据，让拿走这个动作当场就落进系统。
- 借用单：写明物料、数量、用途是试制还是打样还是维修、借用人、预计归还或转正式领料的日期。不开正式领料单，但库存可用量当场扣减或冻结。
- 状态分开：借出、待检、不良、可用几种状态在系统里分开，借出的料不计入可齐套数量，避免计划误判。
- 到期清单：超过约定日期没归还、没转单的借用单，进一张每周有人看的清单，由专人催办，不靠记性。
- 归还与转单两条出口：料没用完退回，走归还入库；用掉了，转成正式领料并挂到对应项目或工单上。两条路都得有，否则单子会一直挂着。
四条里最见效的是到期清单。它给补单找了个固定的人和固定的时间点。多数糊涂账不是当场没人知道，是过几天所有人都以为别人补过了。
和盘点差异分开看
月底盘点出来的差异，通常被笼统归成盘盈盘亏，一笔调整单抹平。借用未补单造成的差异不该混进去，先清借用单，再做盘点调整，账才越理越清楚。每月盘点都靠一笔调整收尾，就该顺着查一次哪类出库一直没进系统。
库存准不准，往往不取决于盘点多仔细，而取决于有没有哪一类出库是被允许先拿走、以后再说的。
用料品种少、试制不多的厂，一张纸质的借用登记本加每周五清一次，也够用。形式可以轻，但当场记一笔和到期有人催这两件事不能省。
